privacy statement

Privacyverklaring Serious Impact

Laatst bijgewerkt: 1 oktober 2026

Serious Impact respecteert de privacy van klanten, opdrachtgevers, contactpersonen en bezoekers van haar websites. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we dat doen, hoe lang we deze gegevens bewaren en welke rechten je hebt.

Deze privacyverklaring geldt voor:

  • www.seriousimpact.nl;

  • scan.seriousimpact.nl;

  • de Serious Impact Scan;

  • overige diensten en opdrachten van Serious Impact;

  • contact via e-mail, telefoon, formulieren en sociale media.

1. Wie is verantwoordelijk?

Serious Impact is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Serious Impact
Ilona Lok
Andromedastraat 7
2401 HA Alphen aan den Rijn
KvK-nummer: 73812161
E-mail: info@seriousimpact.nl
Telefoon: +31 6 245 65 070
Website: www.seriousimpact.nl

Serious Impact heeft geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, omdat dit voor de organisatie niet verplicht is.

2. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Welke gegevens we verwerken, hangt af van de manier waarop je contact met ons hebt en van de dienst die je afneemt.

Contact- en aanvraaggegevens

Wanneer je contact met ons opneemt of een aanvraag doet, kunnen we de volgende gegevens verwerken:

  • voor- en achternaam;

  • organisatienaam;

  • functie;

  • e-mailadres;

  • telefoonnummer;

  • website van de organisatie;

  • adres- en factuurgegevens;

  • informatie die je in een bericht, aanvraag of gesprek verstrekt;

  • correspondentie per e-mail, telefoon of sociale media.

Gegevens voor de Serious Impact Scan

Wanneer je de Serious Impact Scan aanvraagt of uitvoert, kunnen we daarnaast de volgende gegevens verwerken:

  • antwoorden uit het aanvraagformulier;

  • antwoorden uit het intakeformulier;

  • informatie over de organisatie, doelgroep, positionering, communicatie en doelstellingen;

  • namen en functies van betrokken contactpersonen;

  • links naar websites, sociale-mediapagina’s en andere openbare communicatie;

  • aangeleverde documenten, afbeeldingen, presentaties, whitepapers en andere communicatiematerialen;

  • gegevens die voorkomen in de aangeleverde communicatiematerialen;

  • informatie over organisaties die als vergelijkingsmateriaal of relevante alternatieven worden genoemd;

  • bevindingen, observaties en adviezen uit de analyse;

  • feedback op de scan en het adviesgesprek.

Voor de uitvoering van de scan kan Serious Impact ook openbare zakelijke informatie bekijken, zoals websites, openbare sociale-mediapagina’s, publicaties en andere publiek toegankelijke communicatie van de organisatie en relevante alternatieven.

We verwerken hierbij alleen persoonsgegevens voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering en onderbouwing van de scan.

Betalingsgegevens

Betalingen voor de Serious Impact Scan kunnen via Mollie verlopen. Serious Impact kan hierbij de volgende gegevens ontvangen:

  • naam van de betaler;

  • bedrag en valuta;

  • betaalstatus;

  • datum en tijdstip van de betaling;

  • betaalmethode;

  • transactie- of betalingskenmerk;

  • gegevens die noodzakelijk zijn voor facturering en administratie.

Serious Impact ontvangt geen volledige betaalkaartgegevens of inloggegevens voor internetbankieren. Deze worden verwerkt door de gekozen bank en betaaldienstverlener.

Nieuwsbrief en commerciële communicatie

Wanneer je je aanmeldt voor een nieuwsbrief of toestemming geeft voor andere commerciële communicatie, verwerken we onder andere:

  • naam;

  • e-mailadres;

  • aanmeldingsdatum;

  • eventueel aangegeven interesses;

  • informatie over afmelding.

Website- en technische gegevens

Bij een bezoek aan onze websites kunnen automatisch technische gegevens worden verwerkt, zoals:

  • IP-adres;

  • browsertype;

  • apparaat- en besturingssysteemgegevens;

  • bezochte pagina’s;

  • datum en tijdstip van het bezoek;

  • verwijzende website;

  • cookievoorkeuren;

  • technische log- en beveiligingsgegevens.

3. Voor welke doeleinden gebruiken we persoonsgegevens?

Serious Impact verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • het beantwoorden van vragen en contactverzoeken;

  • het opstellen en bespreken van offertes;

  • het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten;

  • het uitvoeren van de Serious Impact Scan;

  • het beoordelen en analyseren van aangeleverde communicatie;

  • het opstellen en bespreken van rapporten en adviezen;

  • het onderhouden van contact tijdens en na een opdracht;

  • het ontvangen en beheren van aangeleverde bestanden;

  • het afhandelen van betalingen;

  • facturering en financiële administratie;

  • het verbeteren van onze dienstverlening en websites;

  • het beveiligen en technisch laten functioneren van onze websites;

  • het versturen van nieuwsbrieven wanneer daarvoor toestemming is gegeven;

  • het voldoen aan wettelijke verplichtingen;

  • het behandelen van klachten, geschillen en juridische aanspraken.

4. Op welke grondslagen verwerken we persoonsgegevens?

Serious Impact verwerkt persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat.

Uitvoering van een overeenkomst

We verwerken persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is om een overeenkomst uit te voeren of om op verzoek stappen te zetten voordat een overeenkomst wordt gesloten. Dit geldt bijvoorbeeld voor aanvragen, offertes, intakeformulieren, de uitvoering van de Serious Impact Scan, rapportages en adviesgesprekken.

Wettelijke verplichting

Bepaalde gegevens moeten we verwerken en bewaren om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld voor onze financiële administratie en belastingaangifte.

Gerechtvaardigd belang

We kunnen persoonsgegevens verwerken op basis van een gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor:

  • normale zakelijke communicatie;

  • relatiebeheer;

  • verbetering van onze diensten;

  • beveiliging van onze websites en systemen;

  • het onderbouwen, vaststellen of verdedigen van juridische aanspraken.

Daarbij wegen we ons belang altijd af tegen de privacybelangen van de betrokken persoon.

Toestemming

Wanneer verwerking is gebaseerd op toestemming, bijvoorbeeld bij het versturen van een nieuwsbrief of het plaatsen van bepaalde cookies, kun je die toestemming altijd intrekken. Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor verwerkingen die vóór de intrekking rechtmatig hebben plaatsgevonden.

5. Ben je verplicht gegevens te verstrekken?

Je bent niet wettelijk verplicht om persoonsgegevens aan Serious Impact te verstrekken, behalve wanneer dit noodzakelijk is vanwege een specifieke wettelijke verplichting.

Voor het uitvoeren van een opdracht of de Serious Impact Scan hebben we bepaalde gegevens wel nodig. Wanneer noodzakelijke informatie niet wordt verstrekt, kan het zijn dat we de aanvraag niet kunnen verwerken of de dienst niet goed kunnen uitvoeren.

In formulieren worden verplichte velden met een sterretje aangegeven.

6. Aangeleverde communicatiematerialen

Voor de Serious Impact Scan kunnen klanten communicatiematerialen aanleveren via een beveiligde uploadlink van Dropbox of op een andere afgesproken manier.

Deze materialen worden uitsluitend gebruikt voor:

  • het uitvoeren van de afgesproken analyse;

  • het opstellen van het rapport;

  • het voorbereiden en voeren van het adviesgesprek;

  • kwaliteitscontrole van de opgeleverde scan.

Lever bij voorkeur geen persoonsgegevens aan die niet noodzakelijk zijn voor de analyse. Staan in de materialen persoonsgegevens van medewerkers, klanten of andere personen, dan blijft de opdrachtgever verantwoordelijk voor een geldige grondslag om deze informatie met Serious Impact te delen.

Bijzondere persoonsgegevens, zoals medische gegevens, politieke opvattingen of informatie over afkomst, religie of seksuele gerichtheid, mogen alleen worden aangeleverd wanneer dit noodzakelijk en rechtmatig is en daarover vooraf afspraken met Serious Impact zijn gemaakt.

Aangeleverde materialen worden niet gepubliceerd of voor andere klanten gebruikt zonder voorafgaande toestemming.

7. Met wie delen we persoonsgegevens?

Serious Impact verkoopt persoonsgegevens niet aan derden.

We kunnen persoonsgegevens delen met partijen die nodig zijn voor onze bedrijfsvoering en dienstverlening, waaronder:

  • hosting- en websitebeheerders;

  • WordPress en gebruikte formulier- en websiteplug-ins, waaronder Fluent Forms;

  • e-mail- en kantoorsoftwareleveranciers;

  • Dropbox voor het ontvangen en opslaan van aangeleverde bestanden;

  • Mollie en betrokken banken voor de verwerking van betalingen;

  • leveranciers van boekhoud- en administratiesoftware;

  • een boekhouder of accountant;

  • IT-, beveiligings- en back-upleveranciers;

  • leveranciers van statistiek- en analysetools;

  • juridische of andere professionele adviseurs;

  • overheidsinstanties wanneer we wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.

Met leveranciers die persoonsgegevens in onze opdracht verwerken, maken we waar nodig afspraken over beveiliging, vertrouwelijkheid en verwerking van persoonsgegevens.

Mollie en andere betaaldienstverleners kunnen voor bepaalde verwerkingen zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn. Op die verwerkingen is ook de eigen privacyverklaring van de betreffende dienstverlener van toepassing.

8. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige leveranciers kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte, bijvoorbeeld in de Verenigde Staten.

Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgen we ervoor dat hiervoor een geldige juridische grondslag bestaat. Dit kan bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie zijn of het gebruik van goedgekeurde standaardcontractbepalingen.

Waar nodig treffen we aanvullende maatregelen om persoonsgegevens voldoende te beschermen.

9. Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?

Serious Impact bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht of noodzakelijk is.

We hanteren in beginsel de volgende termijnen:

  • Algemene vragen en contactverzoeken zonder opdracht: maximaal één jaar na het laatste contact.

  • Offertes die niet tot een opdracht leiden: maximaal één jaar na afloop of afwijzing van de offerte.

  • Project- en klantgegevens: maximaal twee jaar na afronding van de opdracht, tenzij gegevens langer nodig zijn voor nazorg, een vervolgopdracht, een geschil of een juridische aanspraak.

  • Intakegegevens en scanresultaten: maximaal twee jaar na afronding van de Serious Impact Scan.

  • Aangeleverde communicatiematerialen: maximaal zes maanden na oplevering en bespreking van de scan, tenzij met de opdrachtgever een andere termijn is afgesproken.

  • Formulierinzendingen in de websiteomgeving: maximaal twee jaar na ontvangst, tenzij deze eerder niet meer nodig zijn.

  • Financiële administratie, facturen en betalingsgegevens: ten minste zeven jaar, voor zover dit wettelijk verplicht is.

  • Nieuwsbriefgegevens: totdat je je afmeldt of totdat duidelijk is dat het e-mailadres niet meer wordt gebruikt.

  • Technische log- en beveiligingsgegevens: maximaal twaalf maanden, tenzij een langere bewaartermijn noodzakelijk is voor onderzoek naar een beveiligingsincident.

  • Gegevens in back-ups: totdat de betreffende back-up volgens het normale back-up- en verwijderingsschema wordt overschreven.

Wanneer gegevens niet langer nodig zijn, worden ze verwijderd of geanonimiseerd.

10. Cookies en vergelijkbare technieken

Onze websites gebruiken cookies en vergelijkbare technieken.

Noodzakelijke en functionele cookies

Deze cookies zijn nodig om de website technisch goed te laten functioneren, formulieren te verwerken, beveiliging te bieden en cookievoorkeuren te onthouden. Voor strikt noodzakelijke cookies is geen voorafgaande toestemming vereist.

Analytische cookies

Analytische cookies helpen ons inzicht te krijgen in het gebruik en functioneren van onze websites. Wanneer deze cookies nauwelijks gevolgen hebben voor de privacy, kunnen ze zonder toestemming worden geplaatst. Voor analytische cookies die meer impact hebben op de privacy vragen we vooraf toestemming.

Marketing- en trackingcookies

Marketing- of trackingcookies worden alleen geplaatst nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven. Je kunt gegeven toestemming altijd wijzigen of intrekken via de cookie-instellingen op de website.

Serious Impact kan gebruikmaken van Google Tag Manager om tags en scripts op de website te beheren. Google Tag Manager bepaalt niet zelfstandig welke gegevens worden verwerkt; dat hangt af van de diensten die via deze tool worden geactiveerd. Diensten waarvoor toestemming nodig is, mogen pas worden geactiveerd nadat die toestemming is gegeven.

Je kunt cookies ook verwijderen of blokkeren via de instellingen van je browser. Houd er rekening mee dat bepaalde onderdelen van de website daardoor mogelijk minder goed functioneren.

11. Nieuwsbrief

We sturen alleen een nieuwsbrief of andere commerciële e-mails wanneer:

  • je hiervoor toestemming hebt gegeven;

  • of dit is toegestaan op basis van een bestaande klantrelatie en de geldende wetgeving.

Iedere commerciële e-mail bevat een mogelijkheid om je eenvoudig af te melden. Je kunt je toestemming ook intrekken door te mailen naar info@seriousimpact.nl.

12. Geautomatiseerde besluitvorming

Serious Impact neemt geen besluiten met aanzienlijke gevolgen voor personen die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking of profilering.

De Serious Impact Scan wordt uitgevoerd en beoordeeld door een persoon. Eventuele digitale of AI-ondersteunende hulpmiddelen worden alleen gebruikt ter ondersteuning van de analyse. De bevindingen en adviezen worden inhoudelijk beoordeeld voordat deze aan de opdrachtgever worden verstrekt.

Vertrouwelijke klantinformatie wordt niet gebruikt om openbare AI-modellen te trainen.

13. Beveiliging

Serious Impact neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging.

Deze maatregelen bestaan onder meer uit:

  • beveiligde accounts en sterke wachtwoorden;

  • waar mogelijk tweestapsverificatie;

  • beveiligde verbindingen;

  • toegangsbeperking tot persoonsgegevens;

  • regelmatige software- en beveiligingsupdates;

  • back-ups;

  • zorgvuldige selectie van leveranciers;

  • afspraken over vertrouwelijkheid.

Denk je dat persoonsgegevens niet goed beveiligd zijn of vermoed je een datalek? Neem dan zo snel mogelijk contact op via info@seriousimpact.nl.

14. Jouw privacyrechten

Je hebt, afhankelijk van de situatie, het recht om:

  • inzage te vragen in je persoonsgegevens;

  • onjuiste gegevens te laten corrigeren;

  • gegevens te laten verwijderen;

  • de verwerking te laten beperken;

  • bezwaar te maken tegen een verwerking;

  • je toestemming in te trekken;

  • gegevens te laten overdragen;

  • een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Een verzoek kun je sturen naar info@seriousimpact.nl. Vermeld daarbij duidelijk op welk recht je een beroep doet.

We reageren in beginsel binnen één maand. Wanneer een verzoek complex is of wanneer er meerdere verzoeken zijn ingediend, kan deze termijn volgens de AVG met maximaal twee maanden worden verlengd. In dat geval informeren we je hierover binnen de eerste maand.

Om misbruik te voorkomen kunnen we je identiteit controleren. We vragen daarbij niet standaard om een kopie van een identiteitsbewijs. Eerst bekijken we of je identiteit op een minder ingrijpende manier kan worden vastgesteld. Alleen als dat noodzakelijk is, kunnen we om aanvullende informatie vragen.

We kunnen een verzoek geheel of gedeeltelijk afwijzen wanneer daarvoor een wettelijke grond bestaat. In dat geval leggen we uit waarom.

15. Klacht indienen

Heb je een klacht over de manier waarop Serious Impact met persoonsgegevens omgaat? Neem dan bij voorkeur eerst contact met ons op via info@seriousimpact.nl, zodat we samen naar een oplossing kunnen zoeken.

Je hebt daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:

www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

16. Persoonsgegevens van kinderen

De websites en diensten van Serious Impact zijn gericht op organisaties en zakelijke contactpersonen en niet op kinderen jonger dan zestien jaar.

Denk je dat Serious Impact zonder geldige toestemming persoonsgegevens van een kind heeft verwerkt? Neem dan contact op via info@seriousimpact.nl. We onderzoeken het verzoek en verwijderen de gegevens wanneer daarvoor aanleiding bestaat.

17. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Serious Impact kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, werkwijze, leveranciers of wet- en regelgeving verandert.

De meest actuele versie staat altijd op www.seriousimpact.nl en kan ook beschikbaar worden gesteld via scan.seriousimpact.nl. Bovenaan de verklaring staat de datum waarop deze voor het laatst is bijgewerkt.

Bij belangrijke wijzigingen kunnen we betrokkenen hierover rechtstreeks informeren wanneer dat passend of noodzakelijk is.